Na postawione w tytule pytanie tylko pozornie łatwo odpowiedzieć, w rzeczywistości jednak ułożenie i wykonanie dobrego programu zwiedzania wymaga niemałego doświadczenia, dyscypliny, do tego sporej dawki tak zwanego zdrowego rozsądku.

Jak mówi znane przysłowie – „papier przyjmie wszystko”, jednak przeniesienie papierowego planu w turystyczną rzeczywistość często okazuje się niemożliwe. Za to droga od złego planu do nieudanej wycieczki jest bardzo krótka.

Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek i sugestii, które mogą się przydać osobom samodzielnie organizującym wycieczki grupowe, turystom indywidualnym oraz pracownikom biur podróży. Przynajmniej niektóre biura turystyczne mają w temacie planowania i realizacji programów zwiedzania sporo do poprawienia.

Jak ułożyć dobry program zwiedzania?

W pierwszym etapie należy ustalić czas, jaki grupa turystyczna może/zamierza poświęcić na efektywne zwiedzanie, ustalenia należy bezwzględnie skonfrontować z limitem czasu pracy kierowców. Dopiero do tak ustalonego zasobu można dopasować koncepcję zwiedzania. Zatem jeżeli zwiedzanie ma trwać 5 godzin – zastanowić się co w czasie 5 godzin można spokojnie i bez pośpiechu zobaczyć.

Na etapie planowania należy wziąć pod uwagę: czas dojazdu z miejsca noclegu do punktu rozpoczęcia zwiedzania, dystans dzielący parking od turystycznych atrakcji, czas otwarcia zaplanowanych atrakcji turystycznych oraz ruchowe możliwości grupy. Inaczej przemieszczają się turyści indywidualni, inaczej grupy szkolne, jeszcze innego tempa potrzebują grupy seniorów. Należy też uwzględnić nieuniknione przerwy na toalety.

Warto wziąć pod uwagę sugestie lokalnego przewodnika czy też doświadczonego pilota, których znajomość terenu i turystycznych uwarunkowań jest zdecydowanie ważniejsza od ambitnych, często nierealnych planów i oczekiwań.

Generalnie – punktem wyjścia powinny być realnie ujęte możliwości grupy. Z nierealnie ułożonego programu wyjdzie niewiele.

Nie przeładowywać programów

Im więcej tym lepiej? Nie w turystyce, albo przynajmniej rzadko kiedy. Przeładowany program zwiedzania to częsty błąd popełniany przez grupy i niestety również biura turystyczne. Wynikający przy tym z dobrych zazwyczaj intencji, bo skoro jedzie się kilkaset kilometrów, to chce się zobaczyć jak najwięcej, jednak w turystyce takie podejście rzadko kiedy się sprawdza.

Zwiedzanie wiąże się z niemałym wysiłkiem fizycznym, a jego tempo i sprawność zależą również od warunków pogodowych, które mogą się objawić w postaci upalnych temperatur, deszczu czy nawet aury zimowej.
Percepcja informacji w trakcie zwiedzania też jest ograniczona, a zwiedzanie na zasadzie biegu na zaliczenie nie ma większego sensu.

Zatem wolniej, spokojniej, z naciskiem na odbiór klimatu i specyfiki danego miejsca – taka formuła zwiedzania sprawdzi się zdecydowanie lepiej. Program z nadmiarem atrakcji i rezerwacji na określone godziny może stać się wyczerpującą gonitwą z jednego punktu do drugiego.

I na koniec wątek przewodnicki. Doświadczeni przewodnicy zazwyczaj odmawiają realizacji przeładowanych programów, bo doskonale wiedzą, że takie tematy nie mają sensu.

Nie jeździć palcem po mapie

Pokusa jest oczywiście niemała, przecież z Gdańska do Helu jest tak blisko… Na mapie i owszem, w rzeczywistości odległość z centrum Gdańska do Helu wynosi 102 kilometry, z czego znaczna część trasy przypada na zwartą aglomerację, przez którą jedzie się wyjątkowo powoli. Nawet w sprzyjających warunkach drogowych przejazd z Gdańska na kraniec Półwyspu Helskiego trwa około 3 godzin. W jedną stronę, a trzeba też przecież wrócić.

To przykład pierwszy z brzegu. Pułapek i pokus wynikających z niewłaściwego użycia mapy jest znacznie więcej. Łatwo o niefortunne połączenie zwiedzania Trójmiasta z na przykład Kaszubami czy też Mierzeją Wiślaną. Na mapie wszystko wydaje się być blisko siebie, w rzeczywistości odległości są całkiem spore. Wybiórcze wykorzystanie map nie pokazuje natężenia ruchu, wąskich gardeł i prac drogowych. Proszę nam wierzyć – korki na Półwyspie Helskim i Mierzei Wiślanej mogą wytrącić z równowagi nawet najbardziej cierpliwych kierowców.

Dobrze wykorzystana mapa pomoże zarysować koncepcje wycieczki i zwiedzania, ale powinna stanowić tylko punkt wyjścia do dalszych przygotowań.

Czy klient ma zawsze rację?

Tego sloganu dość bezrefleksyjnie uczono w latach 90-tych ubiegłego stulecia, a i obecnie wyznawców takiego podejścia nie brakuje. W branży turystycznej (i w wielu innych też) rzeczywistość jest jednak znacznie bardziej zniuansowana.

Więc klient nie zawsze ma rację. Bo jaką rację może mieć klient żądający realizacji przeładowanego i źle ułożonego programu, który nie zna przy tym topografii miejsca czy regionu, lokalnych specyfiki i uwarunkowań? Jaką rację może mieć klient, który domaga się jednodniowego zwiedzania Trójmiasta i Półwyspu Helskiego? Albo trwającej kilka godzin obsługi przewodnickiej w trzech wielkich muzeach?. Problem klientów i ich racji często dotyczy biur turystycznych, które w pogoni za przychodem godzą się na nawet skrajne, niekiedy bardzo nieodpowiedzialne oczekiwania i żądania.

Podkreślamy – program niemożliwy do zrealizowania jest niemożliwy do zrealizowania. Oczekiwania i żądania klienta w żaden sposób tego nie zmienią.

Akceptacja nierealnych oczekiwań, późniejsza improwizacja i poszukiwanie rozwiązań na zasadzie „jakoś to będzie” – to droga donikąd. A zawodowy i doświadczony przewodnik takiego zlecenia po prostu nie przyjmie, do czego ma pełne i oczywiste prawo.

Apelujemy więc o rozsądek i asertywność w negocjacjach z turystycznym klientem, nadmierna ustępliwość prowadzi do większej obustronnej szkody niż pożytku.

Jak zrealizować program zwiedzania?

Rozsądnie przygotowany program zwiedzania to dopiero wstęp do turystycznego sukcesu. Na etapie planowania warto też uwzględnić czasowe marginesy bezpieczeństwa, przejazdy z różnych przyczyn mogą trwać dłużej, nie powinno się zakładać idealnej punktualności uczestników, sporo czasu ucieka na wizyty w toaletach.

Znaczenie wcześniejszych rezerwacji

Gdzie tylko można – warto wcześniej rezerwować wejścia do muzeów i innych zwiedzanych obiektów. Wcześniejsza rezerwacja oszczędza czas, warto też pamiętać – ze względu na wielką frekwencyjną popularność niektórych obiektów – wejście z przysłowiowego marszu może być po prostu niemożliwe. Często jedynym sposobem rezerwacji wejścia jest wcześniejsze kupno biletów. Z dostępnością do sieci w niektórych obiektach może być różnie, dlatego zakupione bilety warto wydrukować albo przygotować wcześniej do wyświetlenia w trybie off-line.

Organizatorzy (w tym biura turystyczne) wykazują niekiedy ochotę zepchnięcia rezerwacji czy kupna biletów na przewodnika, jednak większość doświadczonych przewodników takiej przysługi jak najbardziej słusznie odmawia.

Dyscyplina – klucz do turystycznego sukcesu

Turystyka z jednej strony oznacza odpoczynek i rekreację, z drugiej jednak – formuła turystyki poznawczej wymaga sporego wysiłku, poświęcenia i… dyscypliny. Takie przykłady – jeżeli grupa turystyczna chce wysłuchać ostatniego w danym dniu koncertu organowego w Katedrze Oliwskiej, to na taki koncert trzeba po prostu zdążyć. Jeżeli na godzinę 13.00 zaplanowany jest rejs statkiem, to przed tak wyznaczoną godziną należy się przy statku pojawić. Kwestie niby banalne i oczywiste, a jednak w ostatnich latach lawinowo przybywa turystów ze słabą percepcją czasu i takim też zrozumieniem zależności przyczynowo-skutkowych. Niepunktualność na zbiórce, samowolne oddalanie się od grupy, wymuszanie nieprzewidzianych i niepotrzebnych przerw – to prosty przepis na „:rozłożenie” nawet najbardziej ostrożnego programu zwiedzania.

Grupowe zwiedzanie i pracę nawet najlepszego przewodnika może też zakłócić problem alkoholu. Oprowadzanie turystów „po spożyciu” jest trudne i przede wszystkim pozbawione sensu.

Zdyscyplinowanie grupy odgrywa więc rolę kluczową. W przypadku grup osób dorosłych – piwko czy inne trunki powinny zaczekać do końca zwiedzania i czasu wolnego w wieczorowej porze.

Zespołowa współpraca

Udana realizacja programu wymaga zaangażowania i dobrego nastawienia wszystkich stron uczestniczących w imprezie. Pilot i lokalny przewodnik powinni trzymać się wcześniejszych ustaleń i przede wszystkim – nie przeszkadzać sobie nawzajem. Iluż pilotów próbuje błysnąć na tle przewodnika i z marnym zazwyczaj skutkiem wykazać się znajomością lokalnej tematyki? Efekt żaden, a utrudnienie spore. Natomiast przewodnicy nie powinni podważać ustalonych ram programu, przede wszystkim nie mogą programu (tego dobrze i rozsądnie ułożonego) według swoich indywidualnych pomysłów modyfikować.

Praca kierowcy autokaru też odgrywa bardzo ważną rolę, o kierowcach wykraczających poza swoje zadania też się niemało słyszało…

I na koniec zaangażowanie i postawa turystycznej grupy. Temat rzadko akcentowany, a przecież od poziomu, kultury i zachowania turystów w wielkim stopniu zależy jakość zwiedzania i przewodnickiej pracy.

Ostrożnie ze zmianami programu

Przy zmianach wprowadzanych do programu spontanicznie i na przysłowiową ostatnią chwilę również należy zachować niemałą ostrożność. A najlepiej takich zmian po prostu nie robić. Przewidziany czas zwiedzania nie jest balonem, do którego można tłoczyć więcej i więcej powietrza. To bardziej układ albo-albo, dodanie jednej możliwości oznacza zazwyczaj odjęcie drugiej.

Zatem jeżeli grupa oczekuje dodatkowego i nieprzewidzianego wcześniejszym planem punktu zwiedzania – warto poszukać odpowiedzi na zasadnicze pytania.

Ile czasu zajmie realizacja dodatkowego punktu programu? W jaki sposób zmiana wpłynie na „sztywne” (objęte rezerwacjami) punkty programu? Z czego zrezygnować, co skrócić na rzecz dodatkowych punktów programu?

Nie wolno też z góry zakładać wydłużenia czasu przewodnickiej pracy. Wynajęty przewodnik po upływie ustalonego umową czasu może mieć zaplanowane oprowadzanie innej grupy albo po prostu inne zajęcia.

Powyższe uwagi wynikają z naszych subiektywnych doświadczeń i z pewnością nie każdy się z nimi zgodzi. W wielonurtowym zjawisku turystki różnych opinii i sposobów działania jest przecież wiele, jednak pewne schematy i mechanizmy wyraźnie się powtarzają.